Zahlungserinnerung Vorlage: Muster & Tipps für professionelle Erinnerungen
Fast jeder Onlinehändler kennt das: Eine Rechnung ist längst fällig, aber die Zahlung bleibt aus. Nicht immer steckt böse Absicht dahinter – manchmal geht eine Rechnung schlicht unter. Eine freundliche Zahlungserinnerung hilft, offene Beträge zügig einzuholen, ohne die Kundenbeziehung zu belasten. In diesem Beitrag erfährst du, wie du eine professionelle Zahlungserinnerung formulierst, welche Pflichtangaben dazugehören, und erhältst eine kostenlose Vorlage zum Download.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist der erste Schritt im Mahnprozess. Sie dient dazu, den Kunden freundlich an eine überfällige Rechnung zu erinnern. Rechtlich ist sie nicht zwingend vorgeschrieben, aber in der Praxis Standard – vor allem, wenn du Wert auf eine gute Geschäftsbeziehung legst.
Tipp: Schicke die Erinnerung etwa 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit. So zeigst du Professionalität, bleibst aber gleichzeitig kundenorientiert.
Inhalt einer professionellen Zahlungserinnerung
Eine gute Zahlungserinnerung ist klar formuliert, enthält alle wichtigen Rechnungsdaten und vermeidet unnötigen Druck. Folgende Angaben dürfen nicht fehlen:
- Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum und offener Betrag
- Zahlungsfrist (z.B. „Bitte begleiche den offenen Betrag bis zum 05.11.2025“)
- Freundlicher, aber bestimmter Ton
Bei der ersten Erinnerung solltest du auf Mahngebühren oder rechtliche Drohungen verzichten – das wirkt schnell unprofessionell. Der Fokus liegt auf der Sachebene und einem lösungsorientierten Ton.
Muster & Vorlage: Zahlungserinnerung
Hier findest du ein Beispiel für eine freundliche Zahlungserinnerung, die du individuell anpassen kannst:
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Hallo [Kundenname],
bei der Durchsicht unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] EUR noch offen ist.
Vermutlich ist das nur ein Versehen – daher möchten wir dich freundlich bitten, den Betrag bis spätestens [neues Fälligkeitsdatum] auf folgendes Konto zu überweisen:
IBAN: [Deine IBAN]
BIC: [Deine BIC]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Solltest du die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachte diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.
Vielen Dank und beste Grüße
[Dein Firmenname]
Kostenfreie Vorlagen
Beide Formate lassen sich einfach mit deinem Logo und deinen Kontodaten anpassen.
Zahlungserinnerung per E-Mail oder Post?
In den meisten Fällen reicht eine E-Mail völlig aus – sie ist schnell, kostengünstig und lässt sich automatisieren. Ein Versand per Post empfiehlt sich nur, wenn keine Reaktion erfolgt oder du später eine nachweisbare Mahnung brauchst. So hast du im Streitfall Belege über deine Kommunikationsschritte.
Automatisierte Zahlungserinnerungen mit JTL
Mit Tools wie JTL-Wawi kannst du Zahlungserinnerungen automatisiert versenden. Über Workflows werden offene Rechnungen erkannt und rechtzeitig erinnert – inklusive aller relevanten Daten. Das spart Zeit, sorgt für eine gleichbleibende Kommunikation und verbessert dein Forderungsmanagement erheblich.
- Kein manueller Aufwand
- Termingerechter Versand
- Überblick über alle offenen Forderungen
Wie genau du die Prozesse in JTL-Wawi einrichten kannst, erfährt du im JTL-Guide.
Wie geht es nach der Zahlungserinnerung weiter?
Bleibt eine Zahlung nach der ersten Erinnerung aus, folgt die erste Mahnung – meist mit einer kleinen Mahngebühr. Danach kann eine zweite Mahnung oder im Ernstfall ein Inkassoverfahren eingeleitet werden. Wichtig ist, strukturiert und rechtssicher vorzugehen, um Liquidität zu sichern und Konflikte zu vermeiden.
Mit der richtigen Zahlungserinnerung Vorlage professionell und freundlich erinnern
Zahlungserinnerungen sind ein unverzichtbares Instrument für jedes Unternehmen im E-Commerce. Sie helfen, Liquidität zu sichern, ohne die Kundenbeziehung zu gefährden. Mit einer professionellen Vorlage und einem automatisierten Workflow lässt sich das Forderungsmanagement effizient und zeitsparend gestalten.
Bleib höflich, klar und lösungsorientiert. Formulierungen wie „vermutlich ist es dir entgangen“ wirken sympathisch und vermeiden Druck.
Idealerweise 3–7 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist.
Die Zahlungserinnerung ist eine freundliche Erinnerung ohne rechtliche Konsequenzen. Eine Mahnung folgt später und kann Mahngebühren enthalten.
Ja – besonders bei vielen Rechnungen lohnt sich Automatisierung, um Zeit zu sparen und keine Fristen zu verpassen.
