Ratgeber Warenwirtschaftssystem
Ob kleines Ladengeschäft oder internationales E-Commerce-Unternehmen, eine effektive Warenwirtschaft ist der Schlüssel für reibungslose Prozesse und zufriedene Kunden.
Immer mehr Unternehmen nutzen dabei ein Warenwirtschaftssystem beziehungsweise ERP-System, um Prozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
In diesem Ratgeber gehen wir darauf ein,
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi oder WWS) ist eine Software, die alle Warenströme in einem Unternehmen überwacht und steuert. Indem sie einen Überblick über sämtliche Warenbewegungen bietet, schafft sie die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse.
Welche Aufgaben und Funktionen hat eine Warenwirtschaft?
Warenwirtschaftssysteme dienen einem zentralen Ziel: Warenströme in einem Unternehmen so effizient wie möglich zu gestalten.
Allerdings unterscheiden sich verschiedene Systeme in ihren Funktionen. Manche konzentrieren sich auf die Basics für die Optimierung der Supply Chain, andere sind sehr umfangreich. Oft besteht die Möglichkeit, die Warenwirtschaftssoftware zu skalieren und so Schritt für Schritt an neue Bedürfnisse anzupassen. Durch Schnittstellen, zum Beispiel zu Kassen- und Shopsystemen, Steuerberatern oder Online-Marktplätzen lassen sich interne und externe Systeme an die Warenwirtschaft anbinden.
Zentrale Bestandteile und Funktionen eines Warenwirtschaftssystems sind die folgenden:
Die drei Arten von Warenwirtschaftssystem
In der Betriebswirtschaft werden Warenwirtschaftssysteme grundsätzlich in drei Typen unterteilt, die sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs und der Integration betrieblicher Prozesse unterscheiden.
Offenes Warenwirtschaftssystem
Ein offenes Warenwirtschaftssystem bildet ausschließlich die Bewegungen von Waren an den Unternehmensgrenzen ab – also Wareneingänge und Warenausgänge. Vorgänge innerhalb des Unternehmens, wie Umlagerungen zwischen Lagern, Produktionsprozesse oder Bestandsveränderungen durch interne Nutzung, werden dagegen nicht erfasst.
Dieses System eignet sich insbesondere für kleine Handelsbetriebe mit überschaubaren Prozessen, bei denen eine detaillierte Abbildung der internen Warenflüsse nicht erforderlich ist. Der Fokus liegt auf der Dokumentation externer Warenströme, beispielsweise zur Buchführung oder einfachen Bestandskontrolle. Da interne Vorgänge nicht berücksichtigt werden, liefert das offene WaWi jedoch kein vollständiges Bild des betrieblichen Warenflusses und ermöglicht nur eingeschränkte betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Geschlossenes Warenwirtschaftssystem
Das geschlossene Warenwirtschaftssystem erfasst den gesamten Warenkreislauf innerhalb eines Unternehmens – von der Bestellung über den Wareneingang und die Lagerverwaltung bis hin zum Verkauf und zur Nachbestellung. Es bildet damit sämtliche innerbetrieblichen Warenbewegungen ab.
Ein solches System funktioniert weitgehend autonom und deckt alle relevanten Unternehmensbereiche ab, etwa Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Controlling. Durch diese vollständige Integration entsteht eine durchgängige Informationsbasis, die eine exakte Bestandsführung und eine präzise Bedarfsermittlung ermöglicht. Externe Schnittstellen sind in einem klassischen geschlossenen System nicht vorgesehen, da alle Prozesse innerhalb der Systemgrenzen abgewickelt werden.
Der Vorteil liegt in der hohen Datenkonsistenz und der Vermeidung von Informationsbrüchen; der Nachteil in der geringen Flexibilität gegenüber externen Anwendungen oder Partnern.
Integriertes Warenwirtschaftssystem
Ein integriertes Warenwirtschaftssystem ist eine Weiterentwicklung des geschlossenen WaWi. Es verfügt über dieselben umfassenden innerbetrieblichen Funktionen, kann jedoch zusätzlich über Schnittstellen mit Drittsystemen und externen Partnern kommunizieren. Dadurch lassen sich beispielsweise Online-Shops, Buchhaltungssysteme, Logistikdienstleister oder CRM-Systeme nahtlos anbinden.
Die hohe Skalierbarkeit und die branchenspezifische Erweiterbarkeit machen integrierte Systeme zur Standardlösung moderner Unternehmen. Sie ermöglichen eine zentrale, vernetzte Steuerung sämtlicher Waren- und Informationsflüsse – von der Beschaffung bis zum Verkauf – und bieten zugleich die nötige Flexibilität, um auf individuelle Anforderungen oder Marktveränderungen zu reagieren.
On-Premise, Cloud oder Hybrid
Außerdem unterscheidet man Warenwirtschaftssysteme nach ihrer Nutzungsart:
On-Premise
Das Unternehmen besitzt Hard- und Software und betreibt das System auf einem eigenen Server. Diese Version hat Vorteile, zum Beispiel für den Datenschutz und die Anpassbarkeit. Außerdem ist keine stabile Internetverbindung notwendig, um das Programm zu nutzen. Allerdings sind die Anschaffungskosten hoch. Dasselbe gilt für das Risiko, dass Updates irgendwann eingestellt werden.
Cloud
Cloud-Lösungen sind unabhängig vom Ort verfügbar, sobald eine Internetverbindung besteht. Das System lässt sich meist flexibel skalieren und hohe Anschaffungskosten entfallen zugunsten monatlicher Beiträge. Die Daten befinden sich allerdings nicht auf eigenen Servern.
Hybrid
Hybrid-Lösungen, bei denen Daten auf eigenen Servern gespeichert sind und Zusatzfunktionen in der Cloud hinzugebucht werden, verbinden das Beste aus beiden Welten.
Unterschiede zwischen ERP-Systemen und Warenwirtschaftssystem
Warenwirtschaftssystem ist nicht gleich Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System. Ersteres konzentriert sich auf die Organisation und Steuerung von Warenströmen. Ein ERP-System bietet zusätzliche Funktionen für die Steuerung weiterer Ressourcen. Häufig entsteht so ein digitales Abbild aller Unternehmensprozesse.
In der Realität verwischen die Grenzen zusehends. Die meisten Warenwirtschaftssysteme bieten inzwischen auch ERP-Funktionen an, zum Beispiel für das Controlling und die Finanzbuchhaltung. Damit stellt sich bei der Auswahl eines Systems weniger die Frage „ERP-System oder WaWi-System“ als die Frage „Welche Funktionen brauche ich für mein Unternehmen?“.
Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
Ein gutes Warenwirtschaftssystem spart Zeit, senkt Kosten und verschafft Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Die Warenwirtschaft fungiert dabei als Prozessbeschleuniger im Tagesgeschäft.
Im Einzelnen profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:
Transparente Bestände
Dank Echtzeit-Daten weiß jeder im Unternehmen sofort, welche Waren in welcher Menge verfügbar sind. Einkäufer können bei drohenden Engpässen schnell gegensteuern. Mitarbeiter im Verkauf sehen auf einen Blick, welche Produkte auf Lager sind.
Vereinfachte Kommunikation und Zusammenarbeit
Ob Vertrieb, Lager oder Einkauf: Alle greifen auf dieselbe Datenbasis zu. Dadurch entfallen Rückfragen oder unnötige Wartezeiten. Informationen zu Bestellungen, Lieferzeiten oder Retouren sind jederzeit abrufbar und auf dem neuesten Stand.
Weniger Aufwand durch automatisierte Prozesse
Ein WWS übernimmt viele wiederkehrende Aufgaben. Zum Beispiel erstellt das System automatisch Bestellvorschläge, generiert Lieferscheine oder rechnet Retouren ab. Mitarbeiter sind weniger mit Routineaufgaben beschäftigt und können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.
Höhere Qualität
Durch zentralisierte Daten und standardisierte Abläufe sinkt das Risiko für Fehler. Die hohe Datenqualität ermöglicht schnellere und bessere Entscheidungen.
Effiziente Lagerführung
Die Software überwacht Bestände und disponiert rechtzeitig Nachschub. So bleiben Überbestände und vergriffene Artikel die Ausnahme. Mit integrierten Funktionen wie Inventur und Lagerbewertung sparen Unternehmen zusätzlich Aufwand.
Mehr Durchblick bei Finanzen und Buchhaltung
Da jede Warenbewegung im System dokumentiert ist, entsteht automatisch eine aussagekräftige Datenbasis für Kosten- und Umsatzanalysen. Auch das Controlling profitiert von transparenten Zahlen und präzisen Kennzahlen.
Höhere Kundenzufriedenheit
Schnelle Lieferungen, korrekte Rechnungen und verlässliche Aussagen zum Lieferstatus steigern die Zufriedenheit von Kunden. Mit einem Warenwirtschaftssystem kommt es außerdem kaum noch zu Fehllieferungen oder anderen peinlichen Missgeschicken.
Motivierte Mitarbeiter
Effiziente Prozesse, mehr Zeit für spannende Aufgaben und zufriedene Kunden: All das wirkt sich auch positiv auf die Motivation von Mitarbeitern aus.
Nachhaltigkeit durch Ressourceneinsparungen
Durch eine effektive Warenwirtschaft reduzieren Unternehmen den Ressourcenverbrauch und schonen die Umwelt.
Insgesamt dient ein Warenwirtschaftssystem als Motor des betrieblichen Alltags. Es automatisiert Routineaufgaben, sorgt für Transparenz und gibt Mitarbeitern mehr Raum für strategische Arbeiten. Unternehmen steigern ihre Geschwindigkeit und erhöhen die Qualität ihrer Leistungen.
Wer braucht ein Warenwirtschaftssystem?
Jedes Unternehmen das Produkte lagert, verkauft oder verschickt, profitiert von einer Warenwirtschaft. Ob regionaler Einzelhändler oder internationaler Onlinehändler – sobald Bestellungen eintreffen, Waren bewegt oder Retouren bearbeitet werden, bringt eine Warenwirtschaft viele Vorteile.
Start-ups und junge Unternehmen
Ein Warenwirtschaftssystem hilft Start-ups, von Anfang an klar strukturierte Prozesse aufzubauen und Ressourcen optimal zu nutzen. So minimieren sie Fehlerquellen, bevor das Geschäft richtig Fahrt aufnimmt. Gleichzeitig schafft das System die Grundlage für erfolgreiches Wachstum, weil es für positive Konsumenten-Erlebnisse sorgt. Ein weiterer Vorteil: Junge Führungskräfte, denen oft noch Erfahrung fehlt, können Entscheidungen aufgrund belastbarer Daten treffen.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
In kleinen Unternehmen sind Zeit und Personal knapp. Manuelle Aufgaben wie das Anlegen von Lagerlisten in Excel oder die Bestellabwicklung kosten wertvolle Zeit, die für anderes fehlt. Mit einem Warenwirtschaftssystem können sich die vorhandenen Mitarbeiter auf Bereiche wie die Produktentwicklung, den Service und das Wachstum konzentrieren. Der Stress sinkt, Motivation und Qualität steigen.
Größere Unternehmen und Konzerne
In größeren Betrieben oder Filialnetzen ist eine Warenwirtschaft Pflicht, um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten zu gewährleisten. Automatisierte Prozesse sparen wertvolle Zeit. Die zentrale Datenbasis verhindert Fehlinformationen und senkt Kosten durch eine präzise Bestandsführung. In aller Regel nutzen große Unternehmen ein umfangreiches ERP-System.
E-Commerce und Multichannel-Händler
Auch Händler, die parallel über verschiedene Kanäle verkaufen, zum Beispiel im eigenen Online-Shop, auf Online-Marktplätzen und im Ladengeschäft, profitieren massiv von einer Warenwirtschaft, die Bestände synchron hält. Nur so behalten sie den Überblick, vermeiden Überverkäufe und können Kunden schnelle Lieferungen anbieten.
B2B-Unternehmen
Gerade im Großhandel oder in produzierenden Firmen spielt eine lückenlose Übersicht über Rohstoffe, Halbfertig- und Fertigwaren eine zentrale Rolle. Hier stellt die Warenwirtschaft einen reibungslosen Materialfluss und verlässliche Liefertermine sicher.
Praxisbeispiele zum Einsatz einer Warenwirtschaft
Die folgenden Beispiele aus der Praxis verdeutlichen, wie Warenwirtschaftssysteme unterschiedliche Herausforderungen meistern und lösen.
Onlinehändler mit Multichannel-Vertrieb
Ausgangssituation
Ein Onlinehändler verkauft seine Artikel sowohl über den eigenen Shop als auch über Marktplätze wie Amazon oder eBay.
Herausforderung
Ohne zentrale Übersicht droht die Gefahr von Überverkäufen, da die Bestände nicht in Echtzeit abgeglichen werden. Kunden erhalten die bestellte Ware spät. Das wirkt sich auf ihre Zufriedenheit und das eigene Image aus.
Lösung
Ein Warenwirtschaftssystem bündelt alle Verkäufe in einem System. Die Bestände werden in Echtzeit aktualisiert und automatisch auf allen Kanälen synchronisiert. Es kommt zu weniger Stornierungen. Kunden erhalten ihre Ware schneller, und der Händler spart Zeit bei der Auftragsabwicklung.
Ausgangssituation
Ein lokales Geschäft erweitert seine Reichweite durch einen Onlineshop.
Herausforderung
Das Personal pflegt Artikel und Preise doppelt, im Laden und online. Das führt zu Fehlern und erschwert eine einheitliche Preis- und Sortimentsgestaltung.
Lösung
Die Warenwirtschaft dient als Haupt-Datenquelle (PIM) für alle Artikeldetails und Preise. Sobald sich etwas ändert, zum Beispiel bei Rabattaktionen, werden die Daten automatisch an den Onlineshop übertragen. Das Team arbeitet nur noch in einem System. Preise und Produktinformationen sind immer aktuell und identisch – egal, ob im Laden oder online.
Ausgangssituation
Ein Hersteller produziert Komponenten für die Industrie. Materialien und Halbfertigwaren liegen in mehreren Lagern.
Herausforderung
Die Übersicht über vorhandene Rohstoffe fehlt. Immer wieder kommt es zu Lieferengpässen bei wichtigen Teilen, die sich auf die Produktion und Lieferungen an Kunden auswirken.
Lösung
Das System erfasst Materialbestände und integriert eine Produktionsplanung. Es schlägt rechtzeitig Nachbestellungen vor und ermöglicht eine bessere Übersicht über Fertigungsstufen. So kommt es zu weniger Produktionsstopps und verlässlich planbaren Lieferzeiten.
Ausgangssituation
Ein Großhändler versorgt verschiedene Filialen und externe Kunden. Die Artikelmenge ist groß, und jede Niederlassung hat separate Lager.
Herausforderung
Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten wissen oft nicht, was die anderen auf Lager haben. Die Bestände sind schwer zu kontrollieren, es entstehen Überschüsse und doppelte Bestellungen.
Lösung
Das System vernetzt alle Filialen und Lagerorte. Mitarbeiter sehen in Echtzeit, welche Artikel an welchem Standort verfügbar sind und können Lagerbestände einfach umlagern. Das Risiko von Fehlbeständen oder Notkäufen sinkt. Unnötige Lagerüberhänge lassen sich abbauen.
Ausgangssituation
Ein E-Commerce-Unternehmen möchte sein Lager- und Versandmanagement an einen Fulfillment-Dienstleister oder über Dropshipping auslagern.
Herausforderung
Bei externen Lager- und Versandprozessen ist der Überblick über Bestände und Auftragsstatus schnell verloren. Kundenreklamationen lassen sich nur schwer nachverfolgen.
Lösung
Die Warenwirtschaft bindet den Fulfillment-Dienstleister direkt per Schnittstelle an. Bestände und Versandinformationen werden kontinuierlich synchronisiert. Der Händler ist stets über Lagerbewegungen informiert und kann bei Kundenanfragen direkt Auskunft geben. Es entstehen weniger Retouren und eine höhere Kundenzufriedenheit.
Finanzen und Buchhaltung mit einer Warenwirtschaft organisieren
Eine funktionierende und verlässliche Buchhaltung ist das Rückgrat jedes Unternehmens. Doch ohne verlässliche Daten aus Einkauf, Lager und Verkauf wird das Finanzmanagement zu einem Roulette-Spiel. An dieser Stelle spielt ein Warenwirtschaftssystem oder ERP-System eine entscheidende Rolle.
Das gilt vor allem für folgende Bereiche:
Zentrale Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen
Die Software erfasst sämtliche Warenbewegungen und erzeugt automatisch Buchungsbelege für Einkauf und Verkauf. Es ist auf Knopfdruck ersichtlich, welche Zahlungen offen sind oder bereits beglichen wurden.
Automatische Zahlungsabwicklung und Mahnläufe
Ein modernes Warenwirtschaftssystem übernimmt die gesamte Zahlungsabwicklung. Es gleicht Zahlungseingänge ab und startet automatisch mehrstufige Mahnprozesse, sobald Fristen überschritten werden. Das spart Zeit und ermöglicht eine vollständige Zahlungskontrolle.
Anbindung an Buchhaltungssoftware
Häufig lässt sich eine Warenwirtschaft mit gängiger Buchhaltungssoftware verknüpfen (z. B. via DATEV-Export). Das reduziert den manuellen Aufwand beim Datenaustausch und verhindert Fehler durch Mehrfacherfassungen. Gleichzeitig profitieren Steuerberater oder interne Buchhalter von konsistenten Daten.
Umsatzsteuer und andere steuerliche Aspekte
Durch die automatische Aufzeichnung aller Verkäufe und Kosten ist es leichter, steuerrelevante Vorgänge im Auge zu behalten. Die Software ordnet Steuersätze zu, was am Jahresende für eine präzise Steuererklärung sorgt.
Liquiditätsplanung und Controlling
Eine lückenlose Erfassung von Einnahmen und Ausgaben in Verbindung mit aktuellen Lagerbeständen ermöglicht ein genaues Controlling. Unternehmen können ihre Liquidität planen, Engpässe frühzeitig erkennen und rechtzeitig gegensteuern.
Unterstützung bei Reportings und Jahresabschlüssen
Ein Warenwirtschaftssystem liefert wesentliche Kennzahlen für Reportings wie Lagerwert, Umsatz pro Produktkategorie oder Deckungsbeiträge. Das Ergebnis ist ein transparenter Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.
Unterstützung bei Reportings und Jahresabschlüssen
Ein Warenwirtschaftssystem liefert wesentliche Kennzahlen für Reportings wie Lagerwert, Umsatz pro Produktkategorie oder Deckungsbeiträge. Das Ergebnis ist ein transparenter Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.
Eine gut integrierte Warenwirtschaft nimmt Buchhaltern und Finanzverantwortlichen viel Arbeit ab. Sie sorgt für aktuelle, korrekte Daten und unterstützt damit die Planung und Steuerung der Unternehmensfinanzen. Von der automatischen Rechnungserstellung bis hin zum Export von Buchungsdaten – dank einer professionell organisierten Warenwirtschaft läuft das Finanz- und Rechnungswesen rund und schafft die Basis für strategische Entscheidungen.
Wie binde ich eine Warenwirtschaft im Unternehmen ein?
Die erfolgreiche Einführung einer Warenwirtschaft beziehungsweise eines ERP-Systems hängt von klaren Zielen, strukturierten Prozessen und guter Kommunikation ab. Für einen reibungslosen Umstieg auf das neue System empfehlen wir die folgenden Schritte:
1. Ziele und Anforderungen definieren
Zunächst ist es wichtig, den aktuellen Stand der eigenen Prozesse zu erfassen – von der Bestellung bis zur Auslieferung (Ist-Analyse) – und festzulegen, welche Kernfunktionen für das eigene Geschäft unverzichtbar sind (Soll-Konzept). Braucht das Unternehmen ein klassisches Warenwirtschaftssystem oder ein ERP-System? Welche Schnittstellen sind wichtig für Prozesse oder könnten in naher Zukunft wichtig werden?
2. Projektteam bilden
Im zweiten Schritt sollten Unternehmen ein Team aus verschiedenen Abteilungen zusammenstellen, damit alle Anforderungen berücksichtigt werden.
3. Systemauswahl und Planung
Unterschiedliche Lösungen müssen in Bezug auf Funktionsumfang, Schnittstellen, Support und Skalierbarkeit geprüft werden. Nach der Auswahl eines Systems kann die Projektplanung erstellt werden.
Wichtig: Wir empfehlen, Kosten realistisch zu kalkulieren und genug Zeit einzuplanen, um das System gründlich zu testen sowie Mitarbeiter zu schulen. Welche externen Systeme (z. B. Shop, Marktplätze, Buchhaltung) sollen angebunden werden und wie sieht der ideale Datenfluss aus?
4. Technische Vorbereitung
Sind die eigene Hardware und vorhandene Netzwerke den Anforderungen des WWS gewachsen? Bei Cloud-Lösungen entfallen oft große Investitionen in eigene Server. In jedem Fall ist es notwendig, die erforderlichen Verbindungen (z. B. zu Shop-Systemen, Lieferantenportalen, Versanddienstleistern) vorab einzurichten.
Eine separate Testinstallation hilft, Abläufe zu simulieren, ohne das Tagesgeschäft zu gefährden.
5. Datenmigration
Am besten führen Unternehmen eine Datenbereinigung durch, bevor sie Daten ins neue System übernehmen. Dann können sie Artikel, Kunden und Lieferanten ins WWS übernehmen und überprüfen, ob alle Informationen korrekt hinterlegt sind. Mit Probeaufträgen, -Retouren und -Bestellungen lässt sich sicherstellen, dass die Daten richtig verarbeitet werden.
6. Schulung der Mitarbeiter
Praktische Trainings zu konkreten Abläufen sorgen dafür, dass Mitarbeiter den Mehrwert des Systems schnell erkennen und Sicherheit in der Benutzung gewinnen. Dazu gehören Dokumentationen oder Videos mit den wichtigsten Handgriffen.
Wichtig: Idealerweise richten Unternehmen eine Anlaufstelle ein, an die sich Mitarbeiter auch nach der Einführung mit Fragen und Problemen wenden können.
7. Go-Live und Optimierung
Um ausreichend Kapazität zu haben, planen Unternehmen einen festen Stichtag für den offiziellen Start und reduzieren für diese Zeit die Zahl anderer Projekte. Gerade in der Anfangszeit ist es wichtig, Datenflüsse und Prozesse genau zu beobachten, um eventuelle Fehler schnell zu korrigieren. Außerdem sollten Workflows regelmäßig angepasst werden, wenn sich Anforderungen ändern oder neue Funktionen verfügbar sind.
8. Akzeptanz und Weiterentwicklung
Nach dem Go-Live ist Zeit für kontinuierliche Weiterentwicklung. Ein offener Austausch im Team schafft dafür gute Voraussetzungen. Sobald das Unternehmen wächst oder neue Anforderungen entstehen, kann es notwendig sein, System-Updates oder den Einsatz weiterer Module zu planen.
Kosten und Auswahlkriterien für eine Warenwirtschaft
Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem (WWS) variieren stark und natürlich spielt das vorhandene Budget beim Auswahlprozess eine wichtige Rolle. Mindestens genauso wichtig sind aber Aspekte wie Funktionsumfang, Skalierbarkeit und Serviceleistungen.
Die folgende Checkliste hilft, die richtige Entscheidung zu treffen:
1. Alle wichtigen Funktionen und Schnittstellen enthalten
Bringt das System alle notwendigen Funktionen mit? Stellt es passende Schnittstellen zum eigenen Onlineshop, zu Marktplätzen und anderen wichtigen Tools (z. B. Buchhaltung oder CRM) bereit? Nur so profitieren Unternehmen von durchgängigen Prozessen ohne manuelle Doppelerfassungen.
2. Kompatibilität gegeben
Läuft das System auf der bestehenden Hardware und IT-Infrastruktur oder sind zusätzliche Ressourcen notwendig? Bei Cloud-Lösungen ist es wichtig, die Stabilität der Internetverbindung und Sicherheitsaspekte zu prüfen, um keine böse Überraschung zu erleben.
3. Erweiterbar
Die Anforderungen in Unternehmen können sich schnell ändern: Vielleicht ist es dann erforderlich, neue Funktionen zu ergänzen oder weitere Vertriebskanäle anzubinden. Eine modular erweiterbare Warenwirtschaft sorgt für den nötigen Spielraum. So lassen sich bei Bedarf neue Module oder Add-ons hinzufügen, ohne gleich das gesamte System austauschen zu müssen.
4. Ausreichend Leistung
Die Performance der Software ist wichtig, damit es auch bei vielen gleichzeitigen Nutzern oder hohen Datenmengen nicht zu Engpässen kommt. Wir empfehlen, auf Skalierbarkeit zu achten und zu prüfen, ob die Kapazität des Wunschsystems zu den eigenen Wachstumszielen passt. Ein leistungsstarkes System spart Zeit, schont Nerven und erhöht die Zufriedenheit im Team.
5. Benutzerfreundlich
Eine intuitive Oberfläche und eine klare Menüführung fördern die Akzeptanz im Unternehmen. Wenn das System selbsterklärend ist, sparen Unternehmen Schulungsaufwand und Mitarbeiter können schneller produktiv arbeiten. Wie hoch die Benutzerfreundlichkeit wirklich ist, finden sie am besten mit praktischen Tests heraus.
Tipp: Rezensionen anderer Nutzer geben einen ersten Eindruck von der Benutzerfreundlichkeit von Warenwirtschaftssystemen.
6. Passendes Preis-Leistungs-Verhältnis
Neben den Lizenz- und Implementierungskosten ist es sinnvoll, zukünftige Ausgaben wie Wartungsgebühren, mögliche Updates oder zusätzliche Module einzukalkulieren und diese Kosten gegen die erwarteten Prozessverbesserungen abzuwägen. Ein gutes Preis-Leistungsverhältnis zeigt sich daran, dass Unternehmen langfristig Zeit und Geld sparen – und zugleich von einem System profitieren, das flexibel auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Oft amortisiert sich ein ERP-System schnell.
7. Guter Service
Schließlich spielt der Support eine Rolle. Denn nicht nur in der Anfangsphase ist schnelle, kompetente Hilfe bei Problemen wichtig. Auch in diesem Fall lohnt es sich, ein Auge auf Tests und Nutzererfahrungen zu werfen.
Fazit: So gelingt der Einstieg mit einer Warenwirtschaft
Warenwirtschaftssystem, ja oder nein? Für viele moderne Unternehmen ist die Antwort auf diese Frage klar.
Ein Warenwirtschaftssystem oder ERP-System ist weit mehr als eine Software für die Verwaltung von Beständen. Es optimiert das Zusammenspiel vieler Unternehmensbereiche: vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur Buchhaltung. Auch Start-ups und KMU sparen damit Zeit und Kosten, beugen Fehlern vor und sorgen für zufriedene Kunden sowie motivierte Mitarbeiter.
Damit Unternehmen schnell von diesen Vorteilen profitieren, achten sie bei der Auswahl von Warenwirtschafts-Software am besten auf Kriterien wie einen passenden Funktionsumfang, Skalierbarkeit und einen verlässlichen Service. Nicht nur das Hier und Jetzt, auch ihre Ziele für die nächsten Jahre spielen dabei eine zentrale Rolle.
Außerdem empfehlen wir, bei der Implementierung eines ERP- oder WaWi-Systems unsere Tipps zu befolgen und das System fortlaufend zu optimieren. So verwandelt sich die Warenwirtschaft in einen langfristig zuverlässigen Wachstumstreiber.