Effiziente Prozesse durch Shopsystem und Warenwirtschaft
Je größer das Bestellvolumen, desto mehr Arbeit wartet im Hintergrund auf Händlerinnen und Händler. Jede Bestellung löst eine Kette von Aufgaben aus: Bestände prüfen, Aufträge anlegen, Belege erstellen, Versand organisieren, Zahlungen verbuchen, Retouren verarbeiten und vieles mehr. Ohne eine geeignete Systemlandschaft kann dieser Aufwand schnell ausufern.
Deshalb widmen wir uns auf dieser Seite einem oft unterschätzten Power-Duo, das die Grundlage für maximale Effizienz, Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit bildet – und damit für eine nachhaltige, transparente Geschäftsabwicklung sorgt: dem Zusammenspiel von Shopsystem und Warenwirtschaftssystem (WaWi).
In den Anfängen des E-Commerce wurde Warenwirtschaftssystemen noch keine große Bedeutung beigemessen. Viele Händler verwalteten ihre Bestellungen und Lagerbestände mit Tabellen oder einfachen Insellösungen, weil der Onlinehandel eher ein Nebenschauplatz war. Heute sieht das ganz anders aus: Für viele Unternehmen ist der digitale Vertrieb vom „schmückenden Beiwerk“ zum umsatzstärksten Markt geworden. Damit steigen die Anforderungen an:
Natürlich kann ein Shopsystem von kleinen Händlern, die beispielsweise nur wenige handgefertigte Stücke verkaufen, auch eigenständig als Einzelapplikation betrieben werden. Doch je größer Sortiment, Nachfrage und Kanalvielfalt werden, desto schwieriger ist es, die wachsenden Aufgaben strukturiert zu bündeln und effizient abzuarbeiten.
Die Vorteile des Zusammenspiels einer Warenwirtschaft mit einem Shopsystem sind immens: Prozessoptimierung und Automatisierung entlasten das Tagesgeschäft, der Multichannel-Vertrieb wird beherrschbar und planbares Wachstum wird möglich. Diese Seite gibt einen Überblick darüber,
Grenzen eines Shopsystems ohne Warenwirtschaft
Grundsätzlich kann ein Shopsystem auch ohne angeschlossene Warenwirtschaft betrieben werden. Man spricht dann von einem Stand-alone-Shopsystem. Solche Setups sind weit verbreitet und leisten bis zu einer gewissen Ausbaustufe gute Dienste – vor allem bei geringen Bestellmengen und überschaubaren Sortimenten.
Typische Szenarien, in denen ein Stand-alone-Shop ausreichend ist:
Mit wachsendem Erfolg zeigen sich jedoch schnell Grenzen. Die Arbeit mit einem Shopsystem ohne Warenwirtschaft schränkt die Flexibilität, Prozessqualität und das Wachstumspotenzial ein.
Beispiele:
Sollen neben dem Onlineshop auch Marktplätze wie Amazon, eBay oder Otto bedient werden, vervielfacht sich der Aufwand:
Diese Arbeit ist nicht nur nervenaufreibend und zeitintensiv, sondern auch hochgradig fehleranfällig. Fehlerhafte Bestände, falsche Preise oder verzögerte Abwicklung schlagen sich schnell in Kundenunzufriedenheit, schlechten Bewertungen und zusätzlichem Supportaufwand nieder.
Bis zu welchem Bestellvolumen ein Shopsystem ohne Warenwirtschaftssystem praktikabel ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. In der Praxis werden häufig Spannen zwischen etwa 40 und 100 Bestellungen pro Tag genannt – je nach Automatisierungsgrad, Sortiment, Retourenquote und Personalausstattung. Klar ist: Wer von Anfang an plant, sein Geschäft größer aufzubauen oder mittelfristig mehrere Kanäle zu bespielen, sollte sehr früh über eine WaWi nachdenken.
Vorteile eines Shopsystems mit Warenwirtschaft
Das Zusammenspiel von WaWi und Shopsystem bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die die tägliche Arbeit im E-Commerce erheblich erleichtern. Es macht aus dem Onlineshop eine professionelle, skalierbare Vertriebszentrale, statt nur eine Oberfläche für Bestellungen bereitzustellen.
Zeitersparnis und geringere Fehlerquote
Durch die Anbindung einer Warenwirtschaft an das Shopsystem werden alle relevanten Informationen – etwa Artikelstammdaten, Bestellungen und Lagerbestände – automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht. Das bedeutet:
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote durch manuelle Eingriffe drastisch. Tippfehler, vergessene Aktualisierungen, doppelte Erfassung – all das wird deutlich seltener.
Je mehr Artikel und Kanäle hinzukommen, desto stärker wirkt dieser Effekt. Wo zuvor stundenlang per Hand abgeglichen wurde, laufen Prozesse im Hintergrund quasi „nebenbei“ mit und verschaffen dem Team Freiraum für wertschöpfende Aufgaben.
Fit für den Multichannel-Handel
Die Warenwirtschaft ist das Herzstück sämtlicher Prozesse, die auf Produktinformationen und Lagerbestände zugreifen. Hier laufen alle Fäden zusammen:
Alle Kanäle werden aus einer zentralen Datenbasis versorgt. Produktdaten, Preise und Bestände müssen nicht mehr für jeden Kanal einzeln gepflegt werden. Stattdessen werden Änderungen in der WaWi vorgenommen und über Schnittstellen in die angebundenen Systeme übertragen.
Das hat mehrere Vorteile:
So wird der Multichannel-Handel vom Risiko- zum Wachstumshebel.
Automatisierung zentraler Geschäftsprozesse
Ein Shopsystem mit angebundener WaWi ermöglicht die Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse, zum Beispiel:
Der Grad der Automatisierung hängt von den eingesetzten Lösungen und der individuellen Konfiguration ab. Klar ist: Jeder automatisierte Schritt entlastet das Team, reduziert Fehler und beschleunigt die Bearbeitung. Was früher viele einzelne Arbeitsschritte erforderte, wird so zu einem durchgängigen, planbaren Prozess.
Bessere Transparenz & fundierte Entscheidungen
Die Verknüpfung von WaWi und Shopsystem schafft eine Datenbasis, die weit über eine reine Bestellliste hinausgeht. Durch die gemeinsame Auswertung von:
entstehen umfassende Analysen und Reports. Diese helfen unter anderem dabei,
Auf dieser Grundlage lassen sich strategische Entscheidungen fundierter treffen – etwa zu Lageraufbau, Sortimentsbreite, Kanalerweiterung oder Internationalisierung. Statt aus dem Bauch heraus zu agieren, können Händler auf valide Kennzahlen zurückgreifen.
Zusammenspiel von Shopsystem und Warenwirtschaft in der Praxis
Wie genau greifen Shopsystem und WaWi ineinander? Die konkrete Ausgestaltung hängt von den gewählten Produkten und der technischen Architektur ab. Es gibt jedoch typische Funktionen und Abläufe, die in vielen Setups ähnlich sind.
Grundlegende Funktionsweise
Die Kombination von Warenwirtschaft und Shopsystem soll einen reibungslosen Verkaufsprozess sowohl für Käufer als auch für Händler sicherstellen. Grundsätzlich lassen sich drei zentrale Phasen unterscheiden: Produktbereitstellung, Bestellabwicklung und Nachbereitung.
1. Produktbereitstellung
2. Bestellabwicklung
3. Nachbereitung & Service
Auch Kundendaten werden vom Shopsystem in die Warenwirtschaft übertragen und dort z. B. für Serviceanfragen, B2B-Preislogiken oder Auswertungen genutzt. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss, der sowohl operative Abläufe als auch Analysen unterstützt.
Datenabgleich in Echtzeit über alle Kanäle
Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist der Datenabgleich in Echtzeit oder nahezu Echtzeit. Je nach System und Konfiguration kann dies bedeuten:
Echtzeitsynchronisation
Änderungen (z. B. Bestellung, Bestandskorrektur) werden unmittelbar an alle angebundenen Systeme übermittelt.
Intervallsynchronisation
Daten werden in festen Zeitabständen (z. B. alle 5, 10 oder 30 Minuten) synchronisiert.
Geht eine Bestellung über den Onlineshop ein, wird automatisch ein Auftrag angelegt, ein Lieferschein sowie das Versandlabel generiert (sofern angebundene Systeme dies unterstützen). Gleichzeitig werden Bestände korrigiert und ggf. Preis- oder Produktänderungen an Marktplätze weitergegeben.
Wenn Händler neben dem Onlineshop auch andere Verkaufskanäle wie Amazon, eBay, Otto & Co. bedienen, greift der gleiche Mechanismus: Alle Kanäle sind über Schnittstellen mit der WaWi verbunden. Das sorgt dafür, dass:
Das Zusammenspiel von Shopsystem und WaWi ermöglicht außerdem detaillierte Auswertungen und Berichte. Verkaufstrends, Kanal-Performance oder Lagerumschlag lassen sich auf Knopfdruck analysieren.
Die konkrete Implementierung hängt immer von der gewählten Software und den Anforderungen des Unternehmens ab. Die oben beschriebenen Funktionen bilden jedoch den typischen Rahmen, den eine Kombination aus Onlineshop und Warenwirtschaft abdecken kann.
Die passende Warenwirtschaft für das Shopsystem auswählen
Die Auswahl eines geeigneten Warenwirtschaftssystems ist ein strategischer Schritt. Eine gründliche Analyse der eigenen Anforderungen und eine fundierte Recherche im Vorfeld sind entscheidend, um spätere Engpässe oder kostspielige Systemwechsel zu vermeiden.
Ein hilfreicher erster Schritt ist ein Lasten- oder Pflichtenheft. Darin sollten nicht nur die Anforderungen an das Shopsystem, sondern explizit auch an die Warenwirtschaft und das Zusammenspiel beider Systeme definiert werden. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:
Diese Kennzahlen helfen, den Umfang der zu verwaltenden Aufgaben realistisch einzuschätzen und zu bewerten, welche WaWi-Lösung zum eigenen Geschäftsmodell passt.
Wichtige Auswahlkriterien für eine Warenwirtschaft sind unter anderem:
Support & Community
Gute Erreichbarkeit des Supports, verständliche Dokumentation und eine aktive Community erleichtern den Umgang mit dem System im Alltag.
Compliance & Datenschutz
Bei cloud-basierten Lösungen ist besonders wichtig, dass der Anbieter Anforderungen wie DSGVO und ggf. branchenspezifische Regelungen erfüllt.
Skalierbarkeit
Die WaWi sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können – in Bezug auf Auftragsvolumen, Nutzerzahlen, zusätzliche Kanäle und internationale Anforderungen.
Bedienbarkeit (Usability)
Ein System kann noch so leistungsfähig sein – wenn es im Alltag schwer zu bedienen ist, leidet die Akzeptanz. Testzugänge und Pilotphasen helfen, Bedienbarkeit und Funktionsumfang realistisch einzuschätzen.
Datenaufbereitung
Gerade für Händler, die bereits auf Marktplätzen verkaufen, ist wichtig, dass vorhandene Produktdaten strukturiert in die WaWi übernommen werden können. Die Feldlogik und Datenmodelle müssen zusammenpassen.
Budget
Neben Lizenz- oder Nutzungsgebühren fallen oft Kosten für Beratung, Anpassungen, Schulungen und laufenden Betrieb an. Diese sollten realistisch kalkuliert und dem Mehrwert gegenübergestellt werden.
Schnittstellen
Offene, gut dokumentierte Schnittstellen (APIs) sind entscheidend, um Shopsysteme, Buchhaltung, Versanddienstleister, Payment-Provider oder Fulfillment-Partner anzubinden.
Multichannel-Fähigkeit
Die WaWi sollte in der Lage sein, mehrere Kanäle parallel zu bedienen – vom eigenen Onlineshop über Marktplätze bis zum stationären Handel.
Marktreife
Systeme, die sich bei vielen Anwendern bewährt haben, sind oft stabiler und besser dokumentiert. Junge Lösungen können innovative Features bieten, sind aber mitunter noch nicht ausgereift.
Branchenspezialisierung
Anforderungen im Lebensmittelhandel unterscheiden sich deutlich von denen in der Modebranche oder im technischen Großhandel. Eine WaWi mit Branchenfokus kann relevante Funktionen bereits mitbringen.
Organisatorische Aspekte & Change Management
Die Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Shopsystem ist nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Projekt. Für einen erfolgreichen Start sind klare Zuständigkeiten, Prozesse und Schulungen ebenso wichtig wie die Schnittstellenkonfiguration.
Wichtige Punkte:
Führendes System festlegen
In der Regel ist die WaWi das führende System für Produkt- und Bestandsdaten, während sich der Shop auf Präsentation und Verkauf konzentriert. Eine doppelte Datenpflege sollte unbedingt vermieden werden.
Datenflüsse definieren
Es muss eindeutig geklärt sein, welche Daten in welche Richtung fließen: Wo werden Preise gepflegt? Wo werden neue Artikel angelegt? Wie werden Retouren verarbeitet?
Synchronisationslogik bestimmen
Sollen Daten in Echtzeit oder in festen Intervallen abgeglichen werden? Welche Prozesse sind zeitkritisch (z. B. Bestände), welche weniger?
Testphase einplanen
Vor dem Go-Live sollte eine umfangreiche Testphase stattfinden, in der typische Szenarien (Bestellungen, Stornos, Retouren, Preisänderungen, Kanalwechsel) durchgespielt werden.
Mitarbeitende schulen
Alle Personen, die mit Onlineshop oder WaWi arbeiten, sollten frühzeitig eingebunden und geschult werden – vom Lager über Service bis hin zu Einkauf und Marketing.
Monitoring nach dem Start
In den ersten Wochen nach dem Livegang sollten Prozesse eng überwacht werden, um Fehlerquellen schnell zu identifizieren und zu beheben.
Wer diese organisatorischen Aspekte ernst nimmt, reduziert das Risiko von Startschwierigkeiten deutlich und legt den Grundstein für stabile, effiziente Abläufe.
Fazit: Shopsystem und Warenwirtschaft als Effizienz-Duo
Um ein passendes Warenwirtschaftssystem für das eigene Shopsystem auszuwählen, ist eine gründliche Vorarbeit entscheidend. Je klarer die individuellen Bedürfnisse, Prozesse und Wachstumspläne definiert sind, desto leichter lässt sich eine Lösung finden, die wirklich zum Geschäftsmodell passt.
Die Kombination aus Shopsystem und Warenwirtschaft ist für viele Unternehmen der Schlüssel zu:
Wer heute in eine stimmige Kombination aus Shopsystem und WaWi investiert, schafft ein stabiles Fundament für zukünftiges Wachstum im E-Commerce – und sorgt dafür, dass steigende Bestellzahlen nicht zu einem organisatorischen Problem werden, sondern zum gewünschten Erfolgssignal.
Unser Ratgeber „Shopsystem“ bietet dazu wertvolle Tipps und Hinweise – von der Auswahl des passenden Systems über das technische Setup bis hin zu UX-Design und SEO-Maßnahmen für Onlineshops.
