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E-Rechnung Software

Die E-Rechnungspflicht 2025 betrifft alle steuerpflichtigen Umsätze im B2B-Geschäft, sofern der Rechnungssteller und der Rechnungsempfänger ihren Unternehmenssitz in Deutschland haben. Dies umfasst kleine, mittlere und große Unternehmen, unabhängig davon, ob sie im Haupt- oder Nebengewerbe geführt werden. Der Verordnung unterliegen auch Freiberufler und Kleinunternehmer, wenn sie anderen Unternehmen Leistungen in Rechnung stellen; auch wenn sie nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, sollten ab 2025 technisch auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet sein, wenn ihre Lieferanten oder Dienstleister diese ab dem Jahreswechsel verwenden.

Ab 2025 musst Du als Händler Deine Rechnungen für innerdeutsche B2B-Transaktionen im strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format gemäß den EU-DIN 16931-Vorgaben ausstellen und empfangen können – andernfalls berechtigen sie nicht zum Vorsteuerabzug.

Der papierlose Rechnungsverkehr soll zu einer höheren Transparenz, Manipulationssicherheit und Effizienz in der Buchhaltung beitragen und die Digitalisierung in Deutschland weiter voranbringen. Den Rahmen geben das Wachstumschancengesetz und der EU-Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) vor.

Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Wenn Du Deine gesamte Buchhaltung auf E-Rechnungen umstellen möchtest, kannst Du in Ausnahmefällen auch an Privatkunden Rechnungen im XML-Format ausstellen; das geht allerdings nur, wenn der jeweilige Empfänger zustimmt.

Ja, Kleinbetragsrechnungen mit Beträgen unter 250 Euro sowie Fahrausweisabrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Bei der Einführung der E-Rechnungspflicht gelten folgende Fristen:

• Bis Ende 2026 ist der Versand von Papierrechnungen noch möglich. Wenn Du weiterhin andere elektronische Rechnungsformate wie PDFs verschicken möchtest, musst Du allerdings die Zustimmung des jeweiligen Empfängers einholen.
• Ab 2027 gilt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro.
• Bis Ende 2027 haben kleinere Unternehmen eine verlängerte Übergangsfrist, um ihre Prozesse entsprechend anzupassen​. In dieser Zeit dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate verwenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz.

Die Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten, wodurch die Rechnung direkt und automatisiert verarbeitet werden kann. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert; es bietet Flexibilität für verschiedene Geschäftsfelder, da die Rechnung in einem maschinenlesbaren Format und als von Menschen lesbares, optisch ansprechendes Rechnungsdokument vorliegt.